Неудачные проекты: причины. Обзор рисков и эффективных решений
Цель этой статьи – рассмотреть основные причины, которые могут привести к провалу проекта, а также дать рекомендации по эффективным решениям. В последующем мы выпустим серию статей, подробно раскрывающих эти решения и предоставляющих ориентиры по улучшению текущих процессов.
Ряд исследований, посвященных успеху управления проектами в различных сферах, демонстрируют одну общую проблему: в целом, процент неудачных проектов гораздо выше, чем процент успешных. Как показывает одно исследование за другим, большей половине проектов не удается своевременно достичь результатов с ожидаемым качеством и в рамках установленного бюджета из-за неэффективного управления проектом (1). Таким образом, предприятия начинают осознавать, что им необходимо инвестировать больше времени и усилий в улучшение текущих стандартов по управлению проектами. Лин-философия предоставляет платформу для таких улучшений и, что важнее, поддерживает их, повышая значимость развития правильной культуры (с правильной моделью поведения).
Существуют различные проблемы, которые могут отрицательно сказаться на исходе проекта. Ниже представлены самые актуальные из них:
1. Подготовка экономического обоснования проекта (бизнес-кейса) – это необходимость, а не просто возможная опция!
Паспорт проекта – это продукт бизнес-анализа, также известного как бизнес-кейс. Как правило, бизнес-кейс разрабатывается, чтобы определить, с точки зрения бизнеса, стоит ли проект требуемых вложений. В целом, бизнес-кейс включает в себя результаты бизнеса и анализ эффективности затрат. Эта информация помогает руководителям как в принятии решений, так и в установлении границ проекта и постановке соответствующих целей.
Многие организации отметают этот шаг процесса, перескакивая сразу к разработке паспорта проекта и ставя произвольные цели. Другие разрабатывают размытые бизнес-кейсы, основываясь на информации, которая может вводить в заблуждение и приводить к некорректным решениям. Без глубокой оценки текущего сценария бизнеса, рисков и возможностей чрезвычайно сложно установить реальный потенциал проекта и практическую достижимость целей.
Потенциал проекта и его границы, как правило, определяются с помощью анализа данных (анализ потерь и добавленной ценности) или сопоставимых аналогов (бенчмарк-анализ), в зависимости от сценария проекта. «Необходимо четко определить пробел между текущим и желаемым будущим состоянием, а также причины пробела», — говорит Герт Хаар-Йоргенсен, «Лин Коучинг». — «Это покажет, чего нужно достичь и как, в установленные сроки». Он добавляет: «Важно отметить, что анализ проекта нельзя провести, сидя за столом или в кабинете. Необходимо идти и смотреть на процессы, подтверждать данные и разговаривать с вовлеченными людьми. Это именно то, что обеспечит обоснование паспорту проекта и запустит процесс вовлечения людей на ранней стадии».
2. Плохо разработанный паспорт проекта ведет к не эффективному плану управления.
Паспорт проекта – это больше, чем документ, «санкционирующий» существование проекта. Это документ, который задает направление, устанавливает ожидания и границы проекта путем определения следующих аспектов:
-
общие требования проекта (цель, бизнес-требования);
-
конечные цели проекта по принципу SMART;
-
краткая выкладка укрупненного графика работ с ключевыми этапами;
-
организация проекта – список заинтересованных лиц, включая основного спонсора (спонсоров) и руководителя проекта с четкой ролью и ответственностью;
-
механизм отчетности и инструменты визуального управления (структура совещаний, повестка встреч, входная информация и результат на выходе);
-
процесс «эскалации» проблем;
-
поведение команды.
Этот документ предоставляет руководителю проекта полномочия выделять на выполнение проектных задач организационные ресурсы и выступать в качестве отправной точки для создания укрупненного графика работ. Четко определенный паспорт проекта предоставляет необходимую информацию для разработки плана первого уровня (укрупненный график проекта, или сводный план внедрения) и плана второго уровня (функциональный план внедрения).
Организации зачастую недооценивают важность внедрения четкого паспорта проекта. Большинство организаций не имеют соответствующей стандартной процедуры. Следовательно, распространенным результатом является:
-
размытый документ, который сложно использовать в качестве справочного документа для планирования;
-
одинаковое содержание паспорта проекта для проектов различных масштабов (нет возможности варьирования масштабов);
-
неконтролируемые проекты ввиду плохой организации и недостаточного уровня полномочий.